報(bào)關(guān)單證無紙化保管文件夾按5級設(shè)置，規(guī)則供參考，第四級設(shè)置可以按企業(yè)的情況來設(shè)置，一般來說按貿(mào)易方式或進(jìn)出口口岸來區(qū)分。報(bào)關(guān)單的整套資料要一起放置，才能保證完整性。第五級的文件夾必須以報(bào)關(guān)單號來命名，或者以報(bào)關(guān)單號+企業(yè)內(nèi)部管理號碼命名。
（一）總體上文件夾按5級設(shè)置：年份---進(jìn)出口---月別---口岸or貿(mào)易方式---報(bào)關(guān)單別；
1）第二級進(jìn)口還細(xì)分區(qū)分了合同品與一般貿(mào)易，出口無。
2）第四級進(jìn)口按口岸設(shè)不同文件夾、出口按貿(mào)易方式設(shè)不同文件夾，一般貿(mào)易進(jìn)口不設(shè)置區(qū)分。
3）規(guī)則的核心原則是按報(bào)關(guān)單別整套資料一齊放置保管。
（二）第五級文件夾（最后級）的命名必須以報(bào)關(guān)單號命名，或以上貨單號+報(bào)關(guān)單號命名；注：出口及部分口岸進(jìn)口沒有上貨單號，則直接以報(bào)關(guān)單號命名
（三）為方便查找，pdf文件按具體資料名稱命名，如報(bào)關(guān)單501234567、發(fā)票、提單等
（四）搜索時(shí)可以進(jìn)入到“報(bào)關(guān)單證保管文件夾”直接在搜索欄輸入報(bào)關(guān)單號即可找到報(bào)關(guān)單及配套通關(guān)資料"
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